A chegada da informática provocou grandes mudanças
no conceito de organização, gerenciamento
e prestação de serviços das bibliotecas.
O sucesso da informatização dependeu
não apenas de uma transposição
de esquemas físicos. Ele foi o resultado de
uma reflexão sobre as velhas estruturas com
vistas a formar um novo conceito de gestão
de bibliotecas, influenciado, dentre outros fatores,
pela explosão de materiais bibliográficos
e pela necessidade de se focar no usuário final.
Neste novo modelo de gestão existem quatro
pontos fundamentais:
Atento a este novo modelo de gestão, a Praxis
Soluções, parceira da Associação
de Educação Católica de Minas
Gerais (AEC-MG), desde 1999 presta diversos serviços
de consultoria, automação e informatização
de bibliotecas, colecionando números que
impressionam:
1,5 milhão de volumes processados
78.000 usuários nas mais de 80 bibliotecas
informatizadas
mais de 197.000 movimentações
de materiais por mês
Esperamos poder compartilhar a experiência
adquirida ao longo destes anos e colocamo-nos a
disposição para esclarecimentos.
Atenciosamente,
Eduardo Campos Pinheiro
Diretor de TI
SISTEMA GERENCIADOR DE
ACERVOS
O EBook é um sistema informatizado de gerenciamento
de acervos desenvolvido pela empresa Praxis Soluções
tendo-se iniciado seu desenvolvimento em 2000 e realizado
sua primeira implantação em 2002. Atualmente
são mais de 80
bibliotecas que já o utilizam
em todo o Brasil possuindo mais de 78.000 usuários.
Suas principais características estão
descritas a seguir de forma sintética. Àqueles
que tiverem interesse em maiores informações,
por favor, acesse nosso web-site www.ebookweb.com.br
ou contate-nos através do e-mail central@praxis.com.br
ou de nosso telefax: (31) 3273-2861 .
Tecnologia e Características
Técnicas
O Sistema
Gerenciador de Acervos Ebook integra todas as
funções de gerenciamento e administração
de uma biblioteca, resultando em significativa
melhora na qualidade do atendimento aos usuários.
Suas principais características são:
1 – Tecnologia e Características
Gerais
Software em língua
portuguesa;
Arquitetura de rede cliente/servidor;
Alta velocidade de operação
em redes Ethernet 10Mbps;
Compatibilidade com sistemas operacionais
Microsoft;
Utiliza banco de dados SQL Server e MSDE;
Interface gráfica com estrutura
hierárquica de menus e ícones
de acesso a funções;
Menu de ajuda interativo;
Integração de todas as funções
da biblioteca;
Armazenamento e recuperação
de caracteres em língua portuguesa;
Capacidade de suportar acima de 1 milhão
de registros bibliográficos;
Atualização de dados em
tempo real;
Segurança e integridade dos registros;
Acesso simultâneo de usuários;
Acesso ilimitado de usuários;
Níveis de acesso ao sistema através
de senhas;
2 – Processo Gerencial
Sistema Multi-Empresa e Multi-Ambientes.
Ou seja, capaz de gerenciar acervos de diversas
empresas numa mesma base de dados e cada
uma destas empresas podendo possuir diversas
bibliotecas;
Circulação do acervo associado
à identificação biométrica
do usuário (ANTI - FRAUDE);
Parametrização do sistema
quanto a: impressão de recibos, tipo
de classificação, tipo de
penalidade, calendário da biblioteca,
critérios de reserva, prazos de empréstimo
e renovação, tipos de bloqueios,
tipos e tamanhos de etiquetas;
Controle de listas de sugestão
e reclamação;
Emissão de cartas de cobrança
e nada consta para usuários;
Emissão de relatórios gerenciais
e estatísticos de circulação
de materiais, processamento técnico,
penalidades de usuários, documentos
por tipo, documentos por assunto, documentos
por status dentre outros;
Emissão de relatórios patrimoniais
por tipo de material, por área, por
assunto, por processamento técnico
para geração de catálogo
de materiais;
Controle de assinaturas de periódicos;
Inventário automático através
de código de barras;
Impressão de recibos de empréstimos,
devoluções, renovações
e pagamento de multa em impressoras térmicas,
matriciais de 32 colunas, matriciais de
80 colunas, jato de tinta e laser.
3 – Processamento Técnico
Telas de cadastro específicas
para cada tipo de material (almanaque, anais,
apostilas, artigos, atlas, cd-rom, coleções,
dicionários, dvd-rom, folheto, fitas
cassete, gibis, livros, monografias, normas,
periódicos, separatas, teses, vídeos,
fotografias, documentos);
Controle da entrada de dados com regras
de validação para os campos;
Construção de listas de
autoridades;
Formato MARC 21 dos registros bibliográficos
para importação e exportação;
Integração com catálogos
cooperativos remotos;
Possibilidade de se utilizar CDD, CDU
ou tipo personalizado de classificação
de materiais;
Consultas interativas durante o cadastramento
de um registro;
Correção dos registros associados
a um autor ou assunto mediante alteração
na lista de autoridades;
Possibilidade de duplicação
de um registro para inclusão de novas
edições;
Inclusão de novos exemplares de
um mesmo título;
Cópia de registro facilitando o
cadastro de materiais com edições
diferentes;
Construção automática
de lista de autoridades a partir dos registros
incluídos;
Geração automática
de notação de autor e obra
durante inclusão de registros;
Geração de etiquetas de
tombo e lombada com opção
de código de barras;
Incorporação de textos e
imagens digitalizados;
Controle de assinaturas de periódicos;
Controle de periódicos com Kardex
e indexação de artigos;
Indexação de capítulos,
remissivas e palavras-chave;
Construção automática
de vocabulário controlado associado
à árvore de assuntos;
Identificação da modalidade
de aquisição do material;
Correção dos registros em
lote associados a uma autoridade, editora,
idioma, assunto ou palavra-chave mediante
alteração em lista de controle;
4 – Circulação
de Materiais
Controle integrado do processo
de empréstimo;
Categorização de empréstimo
em domiciliar, balcão e múltiplos;
Cadastro de perfis de usuários;
Definição automática
de prazos e condições de empréstimo
de acordo com o perfil do usuário
e do tipo de material;
Leitura de código de barras de
identificação de usuários
e de materiais;
Aplicação de multas e suspensões
com bloqueio automático de empréstimos
para usuários com materiais em atraso;
Aplicação de bloqueios automáticos
para usuários que atingiram limites
de empréstimos;
Aplicação de bloqueios intencionais
para usuários atribuídos pela
biblioteca;
Conversão de multas em doação
de alimentos e/ou de livros;
Possibilidade de concessão de descontos
em pagamentos de multas;
Possibilidade de pesquisar o status do
material ou usuário;
Realização de renovação
e reserva de materiais;
Controle de listas de reservas;
Aplicação de cancelamento
automático de reservas de materiais
disponíveis após vencimento
de prazos;
Integração de reserva, bloqueios
e materiais emprestados com o módulo
Internet permitindo acesso a estas informações
via intranet / internet.
5 – Consulta e Recuperação
Interface única de
pesquisa (busca em todo o sistema);
Seleção de campos onde deseja
efetuar a pesquisa;
Possibilidade de busca a partir de determinada
data ou entre datas;
Refinamento da busca por: frase, operador
booleano; AND, operador booleano OR, truncamento
à esquerda, truncamento à
direita, truncamento ao meio;
Capacidade de ordenar e classificar os
documentos pesquisados;
Visualização do número
de registros recuperados;
Elaboração do resultado
da consulta em formato de referência
bibliográfica e MARC;
Indicação do status do documento
pesquisado;
Possibilidade de geração
de solicitação de aquisição
de material;
Possibilidade de inclusão de reclamação;
Possibilidade de solicitação
de empréstimo do documento.
6 – Internet
Interface de pesquisa personalizável;
Seleção de campos onde deseja
efetuar a pesquisa;
Possibilidade de busca a partir de determinada
data ou entre datas;
Refinamento da busca por: frase, operador
booleano; AND, operador booleano OR, truncamento
à esquerda, truncamento à
direita, truncamento ao meio;
Capacidade de ordenar e classificar os
documentos pesquisados;
Visualização do número
de registros recuperados;
Indicação do status do documento
pesquisado;
Possibilidade de geração
de solicitação de aquisição
de material;
Possibilidade de inclusão de reclamação;
Possibilidade de solicitação
de reserva do documento;
Possibilidade de solicitação
de renovação do documento;
Acesso restrito a histórico de
movimentações, materiais emprestados
e pendências;
Exibição de lista de aquisição
de materiais;
7 – Ferramentas Administrativas
Importação de
usuários através de formato
CNAB;
Geração de cópias
de backup de bancos de dados;
Restauração de bancos de
dados a partir de seus arquivos de backup;
Sincronização de banco de
dados local com banco remoto;
Integração
com Leitores Biométricos
Através do uso de equipamentos de leitura
e reconhecimento de digitais, o Sistema Gerenciador
de Acervos EBook torna-se capaz de efetuar as
transações de circulação
de materiais de forma 100% segura sendo esta tecnologia
ANTI – FRAUDE. Esta ferramenta minimiza
também o tempo de atendimento dos usuários
e elimina a possibilidade de erros quando do registro
da movimentação de uma obra.
Integração
com Catálogos Cooperativos
Através de ferramenta de leitura de registros
MARC 21, o Sistema Gerenciador de Acervos EBook
possui integração com bases de dados
de registros bibliográficos cooperativos
nacionais. Esta ferramenta minimiza o tempo de
processamento técnico e maximiza a qualidade
do registro bibliográfico inserido na base
de dados da instituição.
A possibilidade de customização
do sistema permite, ainda, que ele seja integrado
a outros catálogos cooperativos públicos
ou privados.
Integração
com Sistemas Acadêmicos e Empresariais
A integração do Sistema Gerenciador
de Acervos EBook com outros sistemas pré-existentes
na instituição é possível
através da implantação de
ferramentas adicionais. Estas ferramentas possibilitam,
dentre outros recursos, os citados a seguir:
Atualização
on-line de usuários da biblioteca;
Geração de cartas de cobrança
e cartas de nada consta a partir de solicitação
de outros sistemas;
Geração de bloqueios intencionais
a partir de solicitação de
outros sistemas;
Alimentação de outros sistemas
com informações de pendências
e penalidades de usuários da biblioteca.
Integração
com Equipamentos de Automação
Existem alguns instrumentos que podem ser adotados
para a automação de uma biblioteca
agilizando os serviços prestados e melhorando
a qualidade no atendimento aos usuários.
A seguir apresentaremos estes equipamentos que
trabalham de forma integrada ao Sistema Gerenciador
de Acervos EBook:
Sistemas de segurança
através de fitilhos e hastes magnéticas;
Leitores ópticos de códigos
de barras;
Coletores de dados para realização
de inventários;
Catracas de controle de fluxo de usuários;
Impressoras de cupom para a impressão
de comprovantes de circulação
de materiais;
Teclados de apoio PINS para digitação
de senhas de usuários no momento
do empréstimo;
Leitores biométricos para identificação
de usuários;
Impressoras a laser, jato de tinta, matricial
e térmica para impressão de
etiquetas e comprovantes de circulação
de materiais.
Migração
de Bancos de Dados
Caso a instituição possua um software
com uma base de dados de materiais bibliográficos
que queira importá-la, oferecemos a análise
e migração dos dados para o Sistema
Gerenciador de Acervos Ebook.
Requisitos de Hardware
e Software
O uso do Sistema Gerenciador de Acervos EBook
requer os seguintes hardwares e softwares (configuração
mínima):
Servidor de banco de dados:
Se banco de dados escolhido
for SQL Server: Pentium III 500Mhz, 1Gb
de espaço livre em HD, 256Mb RAM,
Sistema Operacional NT 4.0 ou superior (requer
licença de uso), SQL Server 7.0 ou
superior (requer licença de uso),
Services Packs do Windows, SQL Server e
Internet Explorer;
Se banco de dados escolhido for MSDE:
Pentium II 166Mhz(ou superior) ou K6 II
500Mhz(ou superior), 250Mb de espaço
livre em HD, 64Mb RAM, Sistema Operacional
Windows 98 segunda edição
ou superior (requer licença de uso);
Estações de trabalho:
K6II 500Mhz(ou superior) ou
Pentium II 166Mhz(ou superior), 200Mb de
espaço livre em HD, 64Mb RAM, Sistema
Operacional Windows 98 segunda edição
ou superior (requer licença de uso).
IMPORTANTE:
caso seja utilizado MSDE, pode-se optar por o
computador “estação de trabalho”
também ser servidor de banco de dados.
Treinamento de Usuários
Após a aquisição do sistema,
a Praxis Soluções oferece a seus
clientes treinamento na instalação,
atualização, backup e manuseio do
sistema conforme descrito abaixo:
Temas abordados: instalação,
atualização, backup e manuseio
do sistema;
Duração: 20 (vinte) horas
dividido em 05 (cinco) módulos de
04 (quatro) horas de duração
cada módulo;
Local de realização: nas
instalações físicas
da instituição ou na sede
da Praxis Soluções;
Tamanho de cada turma: até 05 (cinco)
pessoas.
Implantação
do Sistema
Entende-se por implantação do sistema
um período compreendido de 90 (noventa)
dias após a contratação do
sistema no qual a instituição poderá
utilizar todas as modalidades de suporte técnico
objetivando a consolidação do sistema
e sua parametrização adequada.
Serviços Oferecidos
As modalidades de suporte técnico são
descritas a seguir, podendo a instituição
contratar qualquer uma delas isoladamente ou em
conjunto.
1 – Atualização
Tecnológica do Sistema
Serviço de envio via
email de arquivos de instalação,
scripts de bancos de dados, manuais e atualização
de versões dos aplicativos que compõe
o sistema e suas ferramentas sempre que
existentes.
Serviço de download de arquivos
de instalação, scripts de
bancos de dados, manuais e atualização
de versões dos aplicativos que compõe
o sistema e suas ferramentas através
do web-site http://www.ebookweb.com.br mediante
login e senha da instituição.
2 – Suporte Técnico
para Solução de Problemas
Consiste na prestação de serviços
de atendimento a usuários do sistema no
que se refere à problemas no uso do sistema
e suas ferramentas. Este suporte técnico
pode ser realizado através de:
Agendamento de visita de técnico
às instalações físicas
da instituição;
Atendimento telefônico, em horário
comercial de segunda à sexta-feira;
Atendimento de correio eletrônico
e software de mensagens instantâneas.
3 – Suporte Técnico para
Solução de Dúvidas
Consiste na prestação de serviços
de atendimento a usuários do sistema
no que se refere a dúvidas na utilização
do sistema. Este suporte técnico pode
ser realizado através de:
Agendamento de visita de técnico
às instalações físicas
da instituição;
Atendimento telefônico, em horário
comercial de segunda à sexta-feira;
Atendimento de correio eletrônico
e software de mensagens instantâneas.
4 – Suporte Biblioteconômico
para Solução de Dúvidas
Consiste na prestação de serviços
de atendimento a usuários do sistema
no que se refere a dúvidas em gestão
de bibliotecas. Este suporte técnico
pode ser realizado através de:
Agendamento de visita de bibliotecário
às instalações físicas
da instituição;
Atendimento telefônico, em horário
comercial de segunda à sexta-feira;
Atendimento de correio eletrônico
e software de mensagens instantâneas.
5 – Customização
do Sistema
Consiste na prestação de serviços
de atendimento a usuários do sistema
no que se refere a customizações
do sistema para atendimento às necessidades
específicas da instituição.
Toda solicitação de customização,
após sua formalização,
será analisada por bibliotecário
e por analista de sistemas para verificação
de viabilidade técnica e conceitual e
análise de cronograma de execução.
6 – Treinamento de Usuários
pós Implantação do Sistema
Consiste na prestação de serviços
de treinamento na instalação,
atualização, backup e manuseio
do sistema aos usuários da instituição
após o período de implantação
do sistema.
7 – Instalação e
Atualização pós Implantação
do Sistema
Consiste na prestação de serviços
de instalação e atualização
do sistema após o período de implantação
do sistema.
8 – Cursos e Capacitações
Consiste na oferta de cursos e capacitações
em gestão de acervos aos usuários
do sistema das instituições. Estes
cursos acontecem a cada 06 (seis) meses em Belo
Horizonte com duração de 01 ou
02 dias dependendo do tema abordado.
Parceiros:
Unidade
Centro: Rua da Bahia, Nº 905 - conj. 801 - Centro - Belo
Horizonte/MG - CEP 30160-011 - Tel.:
(31) 3273-2861
Unidade Cidade Jardim: Av. Raja Gabaglia, Nº 1000 - conj. 411
- Bairro Cidade Jardim - Belo Horizonte/MG -
CEP 30430-142 - Tel.: (31) 3025-2800 central@praxis.com.br
